Đối với doanh nghiệp logistics, kho hàng đóng vai trò rất quan trọng, vì vậy, sắp xếp kho hàng khoa học là điều mà chủ kho cần chú trọng.
Để một kho hàng đạt chuẩn, bạn cần biết được cách thiết kế khoa học, tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay chưa có tài liệu hướng dẫn cụ thể nào về cách thiết kế kho hàng.
Việc thiết kế và sắp xếp kho hàng cần hướng đến các mục tiêu nhất định như:
- Giảm đến mức tối thiểu cho một đơn hàng
- Sử dụng tối đa không gian kho hàng
Cách sắp xếp kho hàng khoa học
Vậy cần sử dụng kho hàng thế nào cho khoa học, thử tìm hiểu trong bài viết dưới đây:
1. Quy trình thiết kế kho hàng
Để thiết lập một kho hàng đạt tiêu chưa bạn cần thực hiện theo chuỗi quy trình gồm nhiều bước. Thực tế thì các bước có thể lặp đi lặp lại, hoặc không theo thứ tự nhất định, bởi vì cần xem xét lại bước nào thực hiện trước tùy vào tiêu chuẩn kho hàng đặt ra. Các bước thiết kế bao gồm:
- Xác định các yêu cầu (điều kiện) kinh doanh và các ràng buộc thiết kế.
- Xác định và thu thập dữ liệu.
- Xây dựng cơ sở cho lập kế hoạch.
- Xác định những nguyên tắc vận hành.
- Đánh giá các loại thiết bị.
- Chuẩn bị các cách bố trí bên trong và bên ngoài.
- Xây dựng các thủ tục ở mức cao và những yêu cầu hệ thống thông tin.
- Đánh giá tính linh hoạt của thiết kế.
- Tính toán số lượng thiết bị.
- Tính toán số lượng nhân viên.
- Xác định chi phí đầu tư và vận hành.
Bạn có thể tham khảo theo thứ tự tuần tự từ trên xuống dưới.
2. Cách sắp xếp kho hàng
Có 5 cách sắp xếp kho hàng có thể giúp bạn tối ưu thời gian vận chuyển và xử lý đơn hàng.
a. Thực hiện đúng theo quy trình quản lý kho hàng
Đánh dấu các kệ hàng theo hàng bằng chữ cái như A, B, C… đánh dấu các tầng của kệ bằng các con số thành A1, A2,… Trên mỗi kệ có dãn nhãn để chỉ vị trí, sử dụng dấu mũi tên để dễ dàng tìm kiếm hay phân loại hàng hóa.
Lập sơ đồ kho hàng kèm theo các chỉ dẫn và dán ngoài cửa giúp việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa nhanh chóng hơn.
Nhân viên thủ kho sẽ đóng vai trò chủ động quản lý kho để có các hướng sắp xếp hàng hóa trong kho. Khi đó, nếu hàng hóa có sự thay đổi hay cách thức sắp xếp hàng hóa có sự biến động, người thủ kho phải cập nhật thời gian và tình hình biến động trong kho đồng thời chỉnh sửa sơ đồ kho hàng phù hợp.
b. Sử dụng bảng chỉ dẫn hàng hóa
Nếu bạn muốn tìm kiếm hàng hóa thì bạn sử dụng dán nhãn chỉ dẫn có đề mã hàng, tên sản phẩm, thời gian nhập kho, thời gian sản xuất hàng hóa đó.
Sử dụng những tấm biển chỉ dẫn về vị trí, chủng loại hàng hóa sẽ giúp bạn nhanh chóng bao quát kho hàng và sắp xếp hàng hóa chính xác.
Đây là cách tìm kiếm hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng, kể cả người mới làm cũng dễ dàng thực hiện đồng thời tạo không gian cho giá bày hàng gọn gàng hơn, khoa học.
c. Sắp xếp kho hàng theo mã SKU
Đây là cách đơn giản nhất để nhanh chóng lấy hàng và vận chuyển hàng trong kho, đó là sắp xếp sản phẩm theo mã SKU và theo thứ tự alphabet.
Ví dụ: 1 kệ chỉ đặt các mặt hàng có mã SKU bắt đầu bằng chữ A, 1 kệ khác đặt các sản phẩm có mã SKU bắt đầu bằng chữ B…
Lưu ý: Mỗi kệ hàng bạn chỉ nên đặt 1 đầu mã SKU, nếu kho hàng quá chật, cần tận dụng không gian thì giải pháp là sắp xếp chúng theo hàng. Ví dụ, trên cùng 1 kệ có 5 đầu mã SKU thì hãy sắp xếp sao cho có thể nhìn thấy đủ 5 mã SKU đó từ phía trước và các sản phẩm còn lại sẽ nằm ở phía sau sản phẩm đó.
d. Sắp xếp theo hạn dùng và cách bảo quản
Sử dụng hệ thống các loại máy móc trong quá trình kiểm soát hàng hóa như máy in mã vạch, máy quét mã vạch… sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Ngoài cách sắp xếp theo mã SKU, bạn nên chú ý đến hạn sử dụng và cách bảo quản của sản phẩm để có cách sắp xếp kho hàng hợp lý.
Các sản phẩm có hạn sử dụng gần xếp trước, xa hơn thì xếp phía sau.
Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì cần thực hiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp
Tất cả các hàng hóa dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO
e. Ghi chú điểm lưu kho cho sản phẩm
Khi nhập hàng vào kho, bạn nên ghi chú lại điểm lưu kho hay vị trí đặt sản phẩm đó trong kho hàng như nằm ở dãy nào, kệ số mấy hoặc chỉ đơn giản là ghi lại mô tả vị trí của mặt hàng đó trong kho.
Khi cần lấy hàng, chỉ cần nhìn vào điểm lưu kho có thể ngay lập tức định vị được vị trí của sản phẩm trong kho. Đây là việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho hàng.
3. Lưu ý về cách sắp xếp kho hiệu quả
- Mọi chỉ thị, hướng dẫn, kiểm soát biến động trong kho hàng phải do người thủ kho chịu trách nhiệm hoặc các cá nhân được ủy quyền thực hiện.
- Trước khi hàng nhập kho, quản lý kho hàng phải đảm bảo kho sạch sẽ, gọn gàng, an toàn.
- Khi xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa phải nhẹ nhàng, tránh va chạm với hàng hóa hay kệ hàng, gây đổ vỡ hay tổn hại đến sản phẩm.
- Hàng hóa không để gần cửa sổ sát tường, đây là hai khu vực dễ khiến hàng bị mưa tạt hoặc bao bì bạc màu do tiếp xúc nhiều với ánh nắng. Nếu kho hàng có hàng ở khu vực dễ có nước, hay nước mưa dễ hắt vào thì phải có giá hay kệ cao để bày hàng hóa.
- Sau khi hàng xuất kho, vị trí kho hàng đó phải được sắp xếp gọn gàng, thuận lợi để trưng bày các loại hàng hóa khác, hàng hóa dư phải có khu vực để riêng.
- Sắp xếp sao không bị áng tầm nhìn của camera
- Lưu ý hàng hóa không chất quá cao làm che lấp hoặc làm ảnh hưởng đến hệ thống thông gió, làm lạnh. Chi tiết nhỏ nhưng lại có khả năng tác động xấu đến hàng trong kho ở diện rộng.
- Hàng dễ vỡ nên để nơi an toàn, có ghi chú rõ ràng, không đặt gần lối đi nhằm loại bỏ các nguy cơ va chạm.
- Tuyệt đối không trèo lên và giẫm sản phẩm, dù sản phẩm có chất liệu cứng. Bởi bạn cần tôn trọng hàng hóa của mình. Trong kho luôn cần trang bị ghế hoặc thang sẵn trong trường hợp cần thiết.
- Tuyệt đối không nấu nướng trong kho. Không để hàng hóa dễ cháy cần các thiết bị tỏa nhiệt, tủ bảng điện,…
- Xếp hàng vào ô kệ ngay ngắn, không nhấp nhô, lởm chởm doi ra ngoài làm cản lỗi đi, dễ vướng víu đổ vỡ. Hàng hóa ngăn nắp cũng góp phần giúp tăng tính thẩm mỹ, giúp không gian kho thoáng đãng hơn.
