Việc quản lý hàng tồn kho là hoạt động mà mọi doanh nghiệp kinh doanh đều phải thực thiện. Khi doanh nghiệp nắm bắt được chính xác được lượng hàng hoá tồn kho, doanh nghiệp sẽ dễ hoạch định được kế hoạch và đưa ra nhiều quyết định kinh doanh phù hợp như: châm hàng, xả hàng, chuyển kho,…
Hiện nay việc quản lý tồn kho có nhiều cách khác nhau, có thể bằng thủ công, quản lý bằng sổ sách, phụ thuộc vào kinh nghiệm, sử dụng phần mềm quản lý đã được đơn giản và tối ưu hoá vận hành kho hàng.
I. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hoá bán thành phẩm, thành phẩm, việc nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:
- Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
- Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
- Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
- Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ khả năng để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
- Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
- Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
- Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?
Việc quản lý tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng giúp giám sát được quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ, và sau đó chuyển đến các điểm giao dịch mua bán.
Với những doanh nghiệp lớn hay có chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất, lưu chuyển phức tạp thì việc quản trị kho hàng có rủi ro cao hơn, khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. Do vậy, việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
II. Tại cao cần quản lý hàng tồn kho
Về bản chất không ai muốn hàng hóa của mình không thế bán ra được mà tồn trong kho hàng quá lâu. Điều này khiến doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí cho việc lưu trữ, chi phí hư hỏng và rủi ro khi hàng hóa lỗi thời.
Tuy nhiên, sở hữu quá ít hàng tồn kho cũng có nhược điểm của nó vì sẽ không đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng nếu là tồn kho thành phẩm và làm gián đoạn sản xuất nếu là tồn kho nguyên vật liệu, vật tư, bán thành phẩm. Chính vì thế, doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhằm:
1. Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránhcác trường hợp gây tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng hay không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:
Khi quản lý hàng tổn kho, bạn biết được số lượng hàng đang có trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm và lưu giữ vừa đủ hàng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó, bạn nắm được lượng hàng biến động trong kho hàng nhiều hay ít, có sự thay đổi như thế nào từ đó rút ra được nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp trong kho.
Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:
Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh nguy cơ “cháy hàng’ khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian:
Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết sự thay đổi hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý vừa tiết kiếm thời gian, lại tránh được các sai sót không đáng.
Tiết kiệm chi phí:
Khi lượng hàng tồn kho được tính vào mức vừa đủ, thì doanh nghiệp sẽ tiết kiêm được một khoản lớn chi phí lưu kho. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa căn cứ vào số liệu hàng nhập và xuất kho, nhờ đó, bạn vạch ra được kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trừ mặt hàng hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.
2. Dự phòng
Hàng tồn kho là một biện pháp dự phòng cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Có thể có giai đoạn nào đó, một loại hàng hóa nào đó bất ngờ có nhu cầu tăng vọt, khi đó, lượng hàng tồn kho có thể đáp ứng được nhu cầu cần thiết đó. Hoặc là đang trong giai đoạn sản xuất, cần một lượng nguyên liệu do đang bị thiếu cần bù đắp vào. Hàng tồn kho sẽ được cung ứng vào những thời điểm bất ngờ như thế.
3. Đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
III. Các mô hình quản trị hàng tồn kho hiệu quả
1. ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho
Đây là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị tồn kho. Cụ thể, ABC analysis có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với mức độ quản lý khác nhau:
- Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát chặt chẽ, chính xác vì giá trị lớn, nên mua số lượng nhỏ. Chu kỳ kiểm toán nên thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần
- Nhóm B: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt vì giá trị vừa phải, thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Thời gian kiểm toán được khuyến khích là hàng quý, từ 3 tháng/lần.
- Nhóm C: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho chỉ cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Thông thường hàng nhóm C giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho. 6 tháng nên kiểm toán 1 lần.
Nhờ ABC analysis, công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ có cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lực, mỗi loại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp
2. Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity
EOQ là một phương pháp dùng để tính lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ. Làm sao để tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng khi cần thiết. Có nghĩa với các loại nguyên liệu hàng hóa, không phải bạn muốn mua vào bao nhiêu cũng được mà cần áp dụng EOQ để tính toán và tìm ra số lượng hàng phù hợp nhất. Đây được xem là mô hình đơn giản, hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay. Công thức cụ thể như sau:
- D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, bạn có thể lấy số liệu từ các năm trước (Lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm)
- S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với cho mỗi đơn hàng (Phí vận chuyển, gọi điện, fax, giao nhận, kiểm tra hàng,…)
- H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (phí thuê kho, nhân sự, thiết bị máy móc, điện nước,…)
Và thông qua đó, bạn có thể tính ra các bài toán khác để áp dụng và doanh nghiệp như sau:
Ưu điểm của EOQ là giúp tối thiểu hóa chi phí đặt hàng cũng như lưu kho. Nhưng hạn chế là phải đáp ứng nhiều giả thuyết mới cho ra kết quả chính xác (D và L phải ổn định và không thay đổi, tiếp nhận đơn hàng trong một chuyến hàng, không có chiết khấu, chỉ có 2 loại phí tồn kho là S và H,…), dễ làm mất đi tính thực tế và tạo sự chênh lệch.
Vậy nên doanh nghiệp cần cân nhắc và ứng dụng vào hoạt động của doanh nghiệp để có ước tính chính xác nhất.
3. Mô hình POQ đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantity
Khác với quản trị hàng tồn kho EOQ, POQ tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết. Theo đó điểm khác biệt lớn nhất và tạo nên sự thực tiễn chính là giả thiết hàng được đưa đến liên tục và tích lũy cho đến lúc hàng được tập kết hết (trong khi đó giả thiết của EOQ là hàng tồn kho khi còn 0 đơn vị mới đặt hàng, và hàng được chuyển đến 1 lần)
Ngoài các công ty thương mại, POQ còn phù hợp với các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, vừa sản xuất vừa bán.
Công thức của mô hình POQ:
Trong đó, các giá trị ký hiệu giống với mô hình EOQ, P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện d<P)
4. Mô hình QDM khấu trừ theo số lượng – Quantity Discount Model
Mô hình QDM được áp dụng khi có tình huống nhà cung cấp có chính sách giảm giá (với điều kiện mua hàng nhiều). Trường hợp này được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua.
Doanh nghiệp sẽ cân nhắc:
- Nếu mua hàng càng nhiều thì càng được giảm giá sâu, chi phí đặt hàng giảm nhờ gom gọn lại 1 lần
- Nhưng lượng trữ hàng lớn sẽ làm chi phí lưu trữ tăng cao, nhiều rủi ro trong kiểm toán hàng tồn kho.
Như vậy, mô hình QDM sẽ giải quyết bài toán sao cho mức đặt hàng giúp tổng chi phí về hàng dự trữ là thấp nhất mà vẫn hưởng được mức giảm giá tốt. Các bước thực hiện như sau:
B1: Tìm Q tối ưu ở từng mức giá theo công thức EOQ :
Trong đó, C là % chi phí lưu trữ tính theo giá mua, Vr là chi phí từng sản phẩm
B2: Tính Q tại nhiều mức khấu trừ, sao cho Q đạt đủ điều kiện số lượng để hưởng khấu trừ, nhưng lưu ý Q không quá lớn vượt mức tối đa.
B3: Từ Q đã tìm ở bước 1, thay vào công thức tính tổng phí về hàng dự trữ sau:
B4: Tương ứng với mỗi Q bạn sẽ nhận được một C. Vậy bạn cần điều chỉnh hàng tồn kho thế nào để Q cho ra kết quả C nhỏ nhất.
5. Mô hình tồn kho kịp thời J.I.T. – Just in time
Just in time là mô hình ra đời vào khoảng những năm 1930 được ứng dụng tiên phong bởi tên tuổi lớn là hãng Toyota Nhật Bản và mang lại nhiều hiệu quả.
Theo đó, JIT có thể được diễn giải đơn giản là một mô hình tồn kho được tổ chức sao cho các bộ phận/đơn vị từ nguồn hàng, sản xuất, vận chuyển, quản lý,….có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau. Đảm bảo cấu trúc chỉ sản xuất ra những gì có thể bán được và các bước sản xuất phải phối hợp nhịp nhàng nhằm cung cấp sản phẩm kịp thời với thời gian ngắn nhất.
Ví dụ, khi có một đơn hàng nào đó, nhà quản lý sẽ tiến hành triển khai thu gom nguyên vật liệu/sản phẩm từ các đơn vị khác để sản xuất/cung cấp cho khách hàng. Điều này không có nghĩa doanh nghiệp hoàn toàn không có hàng tồn kho, mà mức tồn kho sẽ ở mức dự trữ tối thiểu nhằm đảm bảo hoạt động điều hành, sản xuất ổn định. Nhờ mô hình JIT, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho không cần thiết.
Thực tế, để ứng dụng được mô hình JIT, doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu rất chặt chẽ về mặt tổ chức quản lý, tính kỷ luật, sự liên kết giữa các đơn vị nên không phải ai cũng có thể áp dụng. Và với tính chất đặc biệt của mình, JIT được đánh giá là mô hình hàng tồn kho tối ưu rất phù hợp với các ngành nghề mà hàng hóa có thời hạn lưu trữ ngắn như thực phẩm tươi sống, hải sản, bánh kẹo ngắn hạn,…Các sản phẩm thời hạn lưu trữ lâu thì thích hợp hơn với các mô hình EOQ hoặc POQ.
Ngoài ra còn một số mô hình quản trị hàng tồn kho khác như mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi, mô hình phân tích biên tế, mô hình dự trữ thiếu BOQ – Back Order Quantity,…Tùy nhu cầu cũng như tính chất ngành hàng mà bạn có thể lựa chọn cho phù hợp.
